Апостиль и консульская легализация - какой орган, в какой последовательности, сколько времени, и всё за вас

Гаагская конвенция в Грузии: что удостоверяет апостиль

Грузия присоединилась к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, с 2007 года, и с тех пор публичный документ, выданный в Грузии, - свидетельство о гражданском состоянии, судебное решение, нотариальный акт, диплом, справка министерства - признаётся в любом другом государстве-участнике, как только компетентный грузинский орган проставит на нём апостиль, а публичные документы из государств-участников признаются в Грузии, как только апостилированы там. Апостиль - стандартизированное свидетельство, бумажное или электронное, подтверждающее подлинность подписи, полномочия подписавшего и подлинность печати на документе; оно не удостоверяет содержание и ничего не переводит. В конвенции около 125 стран, включая всю Европу, США, Канаду (с 2024 года), Китай (с 2023 года), Японию, Корею, Индию, Бразилию, Турцию, Израиль, Казахстан, Узбекистан и Таджикистан; грузинскому документу для любой из них нужен апостиль и больше ничего от посольства.

Какой грузинский орган апостилирует какой документ

В Грузии право проставлять апостиль распределено по происхождению документа, и поход не в то окно - самая частая причина потерянной недели. Свидетельства о гражданском состоянии, выписки Дома юстиции и другие документы Агентства развития государственных услуг апостилирует само Агентство через Дома юстиции, обычно за один-три рабочих дня. Нотариальные акты - включая нотариальные переводы, доверенности и удостоверенные копии - и судебные решения апостилируются по линии Министерства юстиции, за один-три рабочих дня. Дипломы, приложения, школьные аттестаты и другие документы об образовании проходят через верификацию образования, где Национальный центр развития качества образования сначала подтверждает подлинность документа и статус учебного заведения, а затем ставится апостиль, - это занимает до пяти рабочих дней и является самым долгим апостилем. Справки о несудимости и другие документы МВД идут по линии этого министерства. Документы других министерств и ведомств апостилируются по установленной для них линии. Мы знаем каждую линию, подаём документ в нужное окно с нужной формой и пошлиной, отслеживаем и забираем, чтобы вы принесли оригинал на Агмашенебели 117 один раз.

Консульская легализация для стран вне конвенции

Меньшинство стран никогда не присоединялось к Гаагской конвенции, и для них действует старая цепочка: документ удостоверяет Министерство иностранных дел Грузии, подтверждающее подпись грузинского чиновника или нотариуса, затем легализует посольство или консульство страны назначения, подтверждающее штамп грузинского министерства; после этого документ принимают органы той страны. Для грузинских клиентов важнее всего Объединённые Арабские Эмираты, Катар, Кувейт, Египет, Иордания, Ирак, Вьетнам, Таиланд, Малайзия, Туркменистан, Ангола, Мозамбик и Тайвань, и практическая сложность в том, что у нескольких из них нет постоянного посольства в Тбилиси, поэтому этап легализации идёт курьером в посольство в регионе и занимает одну-три недели; некоторые, например Таиланд, добавляют собственный шаг, на котором их МИД заверяет перевод. Обратная цепочка действует для их документов в Грузию: их МИД, затем посольство Грузии, аккредитованное в этой стране, затем перевод и нотариальное заверение здесь. Мы проходим каждый грузинский шаг, координируем шаг посольства и называем реалистичный срок в две-четыре недели, а не оптимистичный.

Последовательность: сначала апостиль, потом перевод, иногда второй апостиль

Апостиль ставится на оригинал до того, как делается перевод, потому что перевод должен покрывать и свидетельство апостиля; свидетельство, переведённое до апостиля, приходит к иностранному регистратору с непереведённым штампом и возвращается. После нотариального перевода некоторые зарубежные органы хотят второй апостиль на самом переводе - итальянские коммуны, испанские и португальские реестры, некоторые немецкие ЗАГСы, турецкие и российские реестры, - поскольку перевод является грузинским нотариальным актом и они хотят подтверждения и его подлинности, тогда как миграционные службы, университеты и большинство остальных этого не требуют; мы спрашиваем, какой орган получит комплект, и апостилируем перевод только там, где это требуется. Комплект - оригинал с апостилем, нотариальный перевод с апостилем или без - остаётся сшитым, как выдан, сканируется одним файлом для порталов и отправляется одним документом, потому что апостиль, отделённый от своей страницы, ничего не стоит. Для документов, поступающих в Грузию, порядок тот же в обратную сторону: сначала апостиль в стране выдачи, затем нотариальный перевод на грузинский здесь, покрывающий апостиль.

Электронные апостили и документы с порталов

Всё больше стран выдают документы в электронном виде и апостилируют их электронно - Албания через e-Albania, Казахстан через eGov, Эстония, Испания для некоторых документов, Нидерланды, Бразилия и другие, - создавая PDF с QR-кодом или проверочным номером и на документе, и на апостиле. Грузинские органы принимают их, когда электронный апостиль можно проверить в реестре страны выдачи, и мы проверяем его, переводим документ и апостиль и заверяем перевод, сшитый с распечаткой, с пояснительной отметкой переводчика об электронной форме. Собственные апостили Грузии в основном бумажные, хотя проверка грузинских апостилей доступна онлайн через реестр выдавшего органа, и зарубежным органам, желающим проверить грузинский апостиль, мы указываем на него. Если зарубежный орган настаивает на бумажном апостиле для электронного документа или на бумажном оригинале там, где существует только электронный, мы говорим об этом до подачи.

Сроки, срок действия и ошибки, которые мы предотвращаем

Апостили на свидетельствах о гражданском состоянии, нотариальных актах и судебных решениях занимают один-три рабочих дня; на документах об образовании - до пяти; консульская цепочка - две-четыре недели. Сам апостиль не имеет срока действия, но орган-получатель может установить срок для самого документа - три-шесть месяцев для справок о гражданском состоянии и выписок из реестров, меньше для справок о несудимости, - поэтому документ стоит апостилировать свежим и переводить в течение дней. Ошибки, которые мы предотвращаем проверкой до подачи: документ отнесён не в то ведомство; апостиль запрошен на ксерокопию или на документ, который сначала должно заверить его министерство; советское свидетельство подано там, где требуется современный дубликат; перевод сделан до апостиля; не поставлен второй апостиль для реестра, который его хочет; апостиль запрошен для страны вне конвенции, где он бесполезен; комплект разобран для сканирования. Пришлите фото документа и назовите страну назначения - последовательность и сроки придут вместе с расчётом.

Часто задаваемые вопросы

Другие услуги бюро