Копия или выписка из нотариального архива - когда оригинал утерян, в архиве он всё ещё есть

Архив и что в нём содержится

По Закону «О нотариате» нотариус хранит оригиналы удостоверенных им актов - или, для таких действий, как удостоверение подписей и копий, записи реестра и копии, требуемые порядком, - в архиве нотариуса в течение установленных законом сроков, большей частью бессрочно, вместе с электронным реестром нотариальных действий, фиксирующим каждое действие по номеру, дате, виду и сторонам; когда нотариус прекращает практику, архив переходит в Нотариальную палату Грузии или к назначенному Палатой нотариусу, а архивы государственных нотариальных контор советского периода и 1990-х годов хранятся в архиве Палаты. Архив, таким образом, полон за десятилетия, и акт, совершённый в Тбилиси в 1985, 2003 году или в прошлом году, можно найти по реестровому номеру или по именам сторон и приблизительной дате, если номер неизвестен, и выдать повторно. Собственный архив нашего нотариуса-партнёра содержит каждый акт, совершённый в нашем офисе, поэтому перевод, доверенность или договор, сделанные у нас, повторно выдаются в тот же день по запросу.

Что выдаётся: дубликат, удостоверенная копия или выписка

Доступны три формы в зависимости от акта и потребности. Дубликат нотариального акта - обычно доверенности, договора, завещания после смерти завещателя, свидетельства о праве на наследство - это повторная выдача акта из архива, удостоверенная нотариусом как дубликат с отметкой о выдаче, и он имеет юридическую силу оригинала для любой цели, так что представитель, потерявший доверенность, действует по дубликату, а сторона договора взыскивает по нему. Удостоверенная копия акта выдаётся, когда оригинал остаётся в силе у стороны, а другому имеющему право лицу нужна копия с удостоверением нотариуса о её верности. Выписка выдаётся, когда нужна или может быть раскрыта только часть акта - резолютивная часть договора без конфиденциальных приложений, распоряжение завещания в отношении одного отказополучателя, запись из реестра, подтверждающая, что акт совершён в дату. Нотариус выдаёт форму, на которую имеет право запрашивающий и которую требует принимающий орган, и мы советуем какую.

Кто может запросить

Нотариальные акты конфиденциальны, и архив открыт только имеющим право: сторонам акта и их правопреемникам, лицам, в пользу которых акт совершён (представителю по доверенности, выгодоприобретателю согласия, наследникам по завещанию после смерти завещателя), их представителям по доверенности, охватывающей запрос, а также судам, прокурорам, исполнителям и другим органам в пределах их полномочий; завещание при жизни завещателя не раскрывается никому, кроме него. Запрашивающий подтверждает личность и право - сторона своим документом и данными акта, наследник свидетельством о смерти и родством, представитель доверенностью, - а для иностранцев документы переводятся и присутствует переводчик. Мы готовим запрос с подтверждением права, а если запрашивающий за рубежом, действуем по доверенности и отправляем дубликат курьером.

Поиск старых актов и актов других нотариусов

Акт, совершённый в другой нотариальной конторе, запрашивается у того нотариуса, а если нотариус прекратил практику - в архиве Нотариальной палаты или у назначенного преемника; акт советской государственной нотариальной конторы или 1990-х годов отыскивается в архиве Палаты по конторе, году и сторонам. Мы находим акты для клиентов, которые знают лишь, что договор «заверили в Тбилиси в девяностых» или что родитель «где-то сделал завещание»: по электронному реестру, если акт недавний, по описям архива, если старый, и по записям Палаты, если нотариус неизвестен; поиск в реестре завещаний после смерти - стандартный шаг в каждом наследстве, которое мы ведём, а поиски старых договоров о недвижимости и доверенностей - обычное дело в наследственных, имущественных и судебных делах. Поиск, запрос и выдача занимают от дня для нашего архива до нескольких недель для старых актов в Палате.

Использование за рубежом и повторно выданные переводы

Дубликат или удостоверенная копия из архива - грузинский нотариальный акт, апостилируется по линии Министерства юстиции за один-три рабочих дня для использования в любой стране Гаагской конвенции или легализуется по консульской цепочке для остальных и переводится нотариальным переводом на язык страны назначения; иностранный орган, просящий утерянную грузинскую доверенность, договор или свидетельство о наследстве, получает его таким образом без того, чтобы оригинал вообще был найден. Нотариальные переводы, сделанные в нашем офисе, повторно выдаются из архива, когда клиент теряет их или когда орган хочет второй оригинал - второй университет, второе консульство, - без второго перевода, только за нотариальный сбор и с тем же реестровым номером, что и первый, что некоторые органы ценят.

Что принести, тарифы и сроки

Возьмите действующий паспорт или грузинское удостоверение личности; всё, что вы знаете об акте, - реестровый номер, если есть, дату или приблизительный год, нотариуса, стороны и предмет; и подтверждение вашего права - данные акта для стороны, свидетельство о смерти и документы о родстве для наследника, доверенность для представителя. Пришлите это в WhatsApp, Telegram или по электронной почте, и мы найдём акт и подготовим запрос; дубликат из нашего архива выдаётся в тот же день на Агмашенебели 117, дубликат из архива другого нотариуса или Палаты - от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от возраста. Тарифы следуют официальному тарифу за выдачу дубликатов, копий и выписок, за акт и за страницу; поиск в старых архивах, перевод, апостиль и курьер рассчитываются отдельно и заранее.

Часто задаваемые вопросы

Другие нотариальные действия